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2021.6.27

【どこまでが経費?】起業前に知っておきたい経費と領収書を徹底解説!経費は魔法の言葉じゃない!

こんにちは、IMマーケティング事業部の渡邊知春です。

事業を始める方にとって、どれが経費になってどれが経費にならないというのを判別するのが難しい!と思われる方も多いのではないでしょうか?

・顧客との打ち合わせ時の飲み物代は?

・事業内容を考える際に使ったコワーキングスペース代は?

・事業にもプライベートにも使用するスマホ代は?

・事業にあまり使ってない名義だけの事務所の家賃は?

などなど様々な点でハテナ?が出てくるのではないでしょうか。

ですが、事業形態が違えば、経費として使えるものも変わってきます。

飲食業をしているYさんはこれを経費にしているって聞いたから自分も経費にしていいんだ!と思っていると忘れた頃に税務署からお尋ねがきてしまうことがあるんです。

そして最悪の場合、追徴課税といって追加で税金を払わなくてはいけなくなってしまう事も….。

ですので、「経費とはそもそもどういうものなのか?」「経費が増える(減る)とどうなるのか?」「どういったものが経費に当てはまるのか?」「事業を始める前に払ったお金も経費にできる!」ということをこの記事で解説していきたいと思います。

経費ってなに?

ではまず、経費ってなんでしょうか?

国税庁は経費をこのように定義しています。(参考国税庁HP:No.2210 やさしい必要経費の知識

・総収入金額に対応する売上原価その他その総収入金額を得るために直接要した費用の額
・その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用の額 

つまり、売上を獲得するために使った仕入れの費用や、売上を獲得するために使用したお金ということです。

経費で落とすは魔法の言葉ではない

ではその一方で「経費で落とせばタダになる魔法の言葉」なんて言葉聞いたことがありますか?

今実際に経費は魔法の言葉だと思っているそこの貴方!

残念ながら経費は魔法の言葉ではないんです。

では、なぜ経費は魔法の言葉と言われるのか。

おそらく「経費が増えれば増えるほど払う税金が減る」という部分が大きな要因になっていると感じます。

こちらは青色申告を選択している個人事業者が確定申告の際に、確定申告書と併せて提出する青色申告決算書というものです。こちらを使って、経費が増えれば増えるほど税金が減るという理由を説明しますね。

まず、確定申告によって申告する内容は「所得税」です。

1月1日から12月31日までの売り上げ金額や仕入れにかかった費用、経費を自主的に計算し、見合った所得税を申告と同時に納税(または口座振替によって後日納税)をするのです。

(a)の部分には1年間の売上額

(b)には年間で仕入れた商品や材料の金額①

仕入れたけど、余ってしまった商品や材料の金額(年度を跨いでしまったもの)②

前年に買ったけど、使いきれなくて今年使用した商品や材料の金額(前年の残りもの)③<計算式:①+③−②>

(c)には経費が入ってきます。

a-(b+c)で残った金額は所得額と呼ばれ、dに入ります。

※家族を専従者として雇用し、給料や賞与を支払っている場合は1年間に支払った給料総額を更に差し引くことが出来ます。

※受取手形や売掛金が将来回収不可能(貸倒れ)になってしまう可能性に備えて事前に費用として引き当ててお区として貸倒引当金を設定している場合はその金額を更に差し引くことが可能です。

最後に、生命保険控除額などの所得額から控除してもらえる金額(f)があれば更に差引き、残額に対して以下の税率で計算された金額が所得税として課税されます。

課税される所得金額 税率 控除額
1,000円 から 1,949,000円まで 5% 0円
1,950,000円 から 3,299,000円まで 10% 97,500円
3,300,000円 から 6,949,000円まで 20% 427,500円
6,950,000円 から 8,999,000円まで 23% 636,000円
9,000,000円 から 17,999,000円まで 33% 1,536,000円
18,000,000円 から 39,999,000円まで 40% 2,796,000円
40,000,000円 以上 45% 4,796,000円

例えば

課税される所得額(残額)1,800,000円があった場合は、1,800,000×5%=90,000円と復興特別所得税の2.1%(90,000×2.1%=1,890)を加算した91,800円(100円未満切り捨て)が所得税となります。

しかし課税される所得額が1,200,000円の場合だと、1,200,000×5%=60,000円と復興特別所得税の2.1%(60,000×2.1%=1,260)を加算した61,200円が所得税となるのです。

確かに経費が増えれば増えるほど、dの金額が減ってくるため、課税される所得金額が変わってきます。課税される所得金額が変わればかなり税額が変わってくるのが上記の例でも分かりますね。しかし、約3万円節税するためには売上が60万円変わらなければいけません。3万のために売上を60万円も減少させてしまう。本当にそれで大丈夫ですか?

経費で節税は間違い

経費を使ったから節税になるというのは一概に正しいとは言えません。思っていたより景気がよく売上が高くなってしまうということは事業主をやっていればあり得る話です。しかし、経費をかけることによって税額を下げようとするのは最終手段で、まずは所得額(d)から控除してもらえる金額である小規模企業共済をかけたり、ふるさと納税制度を活用してみることから始めるのが良いのではないでしょうか。

小規模企業共済は、事業主のための退職金積立制度です。廃業時に今まで掛けていた金額プラスαが受け取れます。廃業以外でも途中で掛けるのをやめそれまでに掛けていたお金を受け取ることもできますが、ある程度の年数掛けていないと掛けた金額を割ってしまうことがあります。

ですので、1度掛けたら積立金額を増減(最低月1,000円からOK)して調整しながら生活を圧迫しない金額で掛け続けることをお勧めいたします。

経費で落とす、経費を使うということは、この支払いは売り上げから引いといてくださいということと同じことです。会社に勤めているサラリーマンなら、例えば出張にかかった交通費や宿泊費は会社の売り上げに貢献するものなので経費扱いに。いったん立て替えたりする必要はあるものの、後ほど還元されるはずです。

特に個人事業主は立て替えるのは自分なので後に税金として払うか先に払うかの違いしかないです。使ったお金がまるまる還ってくる魔法の制度ではないので、経費の使い込みには気を付けておきたいところです。

具体的にどんな出費が経費にできるの?

では次に、具体的にどのような出費が経費になるのでしょうか?

もちろん業種によって当てはまる・当てはまらないもありますので、あくまで判断基準は「売上を取るために必要な出費で妥当性を説明できるか、またその説明が他人(税務署職員)から納得してもらえそうか」と考えてください。

接待交際費

交際費は、基本的に経費にあてることが可能になっています。交際費とは事業を行う上で、取引先との会食を行う必要があるときの飲食代や接待などを行うために必要なものになります。これらの金銭は業務をスムーズに進める上で合理的に判断して適当と認められる範囲で経費に含まれます。

経費として計上させることができる交際費は、規模などによって異なりますが、一回の会計が高額の場合は当該の交際を損金として認めない場合もあります。合理的に考えて適当と考えられる範囲というのが重要になります。

また、取引先などと一緒ではなくアポイントまでの時間つぶしなどにしようしたカフェの料金は経費として認められないこともありますのでご注意ください。

家賃

家賃は、事務所として賃貸契約している部屋の家賃はもちろん経費になりますが、私用としている部屋の1部を仕事用に使用している場合もその1部分のみは経費として認められます。その際は家事按分として何割が仕事、何割がプライベートと分けたことがわかるようにする必要があります。

水道光熱費

そして家賃に連帯して経費に計上できるのが水道光熱費です。事務所で使用する水道代、ガス代、電気代、灯油代は経費として認められます。しかしこちらも私用としている部屋または自宅の1部を仕事用に使用している場合はその部分だけが経費として認められます。この場合も家事按分が必要になり、何割が仕事で何割がプライベートであるのかわかるようにしておきましょう。

通信費

仕事に使用しているスマホの利用料金やWi-Fiの契約料、固定電話の契約料なども通信費として計上できます。これも上記と同じく仕事とプライベートを一緒に使用している場合は家事按分で仕事用とプライベート用で分けて仕事分のみ経費に計上しましょう。

広告宣伝費

商品やサービスの周知のために、インターネットや地域広告紙に広告を出した場合などは経費として計上が可能です。

損害保険料

事務所や車、備品について火災保険などに加入したり、社用車の自賠責保険料などを経費として計上することが可能です。こちらも仕事用とプライベート用が一緒の場合は家事按分で分けて仕事分のみ計上しましょう。

消耗品

日常的に事務所で使用する消耗品や、事業で使用するもので釘など商品が完成した際に併せて納品するような部品等は消耗品として計上することができます。また、1つあたり10万円以下の機材であれば消耗品として単年で経費にすることができます。

減価償却費

パソコンや車など高額な固定資産を一定期間にわたって計上し経費にすることができます。購入品によって国税庁が指定する年数で経費として計上します。

外注工賃

請け負った仕事の1部などを他社へ業務依頼した際の費用として経費に計上することができます。

例.同業他社へ応援を依頼した、システム開発の1部分を他社へ依頼した

福利厚生費

従業員を使用している場合に、慰労などの意味を込めてかかった経費を計上することができます。

例.従業員用の飲料や軽食、レクレーション費用、健康診断料

給料、専従者給与

給料は、従業員に支払った給与を指す。専従者給与は青色事業専従者として届出てある者に対しての給料や賞与を支払ったものを指し、両方とも経費に形状すrことができます。

雑費

事業に必要な経費だが、当てはまる科目がない際に使用します。

例.ゴミ処理代

事業開始前にかかった費用も経費に?

開業時には、様々な手続きやパソコンをはじめ備品購入など、多くの費用がかかります。開業にかかった費用は、経理上“開業費”として処理します。

では“開業費”は、どこまで認められるのでしょうか?

開業費として処理できる期間とは

開業費は“開業までにかかった費用”というざっくりした決まりしかありません。例えば、新しく開業する店舗を決める立地の調査費や、名刺の作成費用などがあります。開業費に含むことができる期間も決まっていないので、数年前の費用であっても、それが開業に使われた費用であることを証明できるなら、開業費に含むことができます。

例えば、5年前に購入した机と椅子でも、開業のために購入したのであれば開業費にできます。ただし、それが開業費であることを客観的に証明し、税務署から問われたときに納得させられるだけの資料や書類が必要となります。

開業費に含められないもの

こうした経理上の約束事の中で、開業にあたって必要な費用ながら、開業費に含められないものもあります。以下の費用は、開業費に含めることができませんので注意しましょう。

事務所や店舗の敷金・礼金

仕入れ費用

事務所や店舗を借りるときにかかった敷金は、撤退時に返却されるものなのでそもそも経費にはなりません。従って開業費に含むことはできません。

また、礼金については戻ってこないものではありますが、開業費とは取り扱いが異なります。礼金が20万円以下の場合は支払手数料として費用にします。20万円以上の場合は税務上の繰延資産にあたるので長期前払費用として契約期間中に取り崩していくことになります。

仕入れ費用に関しても、経費ではなく、販売原価として仕分けするため開業費に含むことはできません。

使った経費は証明できるようにしておこう

青色申告を選択している事業主は、事業に使用した経費の領収書やレシート、その他帳票の保存期間は7年間と定められています。

白色申告を選択している事業者は5年で良いようですが、帳票によって保存期間が異なるため7年と覚えておけば間違いありません。

確定申告が終わった開放感で全て捨ててしまいたくなる気持ちはわかりますが、全て1年度分ごと分けて分かるようにしておきましょう。これらの資料は、確定申告提出後に税務署が何らかの疑問が生じお尋ねが来る場合がありその際に、経費計上した金額の正当性などを説明できるようにしておかなければなりません。

経費の使い方に注意

開業したら何かしらで経費が発生していきます。ですが、少なすぐても多すぎてもいけないのが経費だと考えます。

ですので、数ヶ月に1度売上がどのくらいあって、経費がどのくらいかかっているのかというのを確認して減らせる部分があれば削減していくのも大切ですね。

経費にしろ税金にしろいつかは支払わないといけないお金ですが、経費として使用する場合は、この支払いが売上に結びついているのかという事をたまには振り返ってくださいね。経費で落とせば全て返ってくるという勘違いは解けましたでしょうか?

もう既に、独立して個人事業主として事業をスタートしている方はおさらい程度に今まさに独立などを考えている人は予習として覚えておいてもらえたら幸いです。
お金のことで勘違いがあるとどこかでしっぺ返しがきてしまうので、今のうちから気を付けておきましょう!

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では以上、IMマーケティング事業部の渡邊知春でした!

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