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2021.4.11

【レンタルオフィスとシェアオフィスの違いって?】起業前に知っておきたい住所・事務所のこと

こんにちは、I Mマーケティング事業部の中根実希です。
今回は、起業をするとなった時に必要になる方も多い事務所についてです。

会社設立の際の手続きの一つに、法務局という役所へ、会社名や、会社の住所などの会社の基礎事項を届け出る、法人登記というのがあります。そこで今回は、

 

・今住んでいる住所では法人

・登記できなくて困っている

・会社を持つなら事務所を持ちたい

・取引先が増えてきたから、別の住所を持ちたい

・初期費用はできるだけ抑えたい

 

という方向けの記事となっております。

店舗を持つとなると毎月一定で家賃や維持費などの固定費が必要になります。

ということで、できるだけコストを抑えて法人登記をするため、事務所を持つための一つの方法「レンタルオフィス」をご紹介します。メリットやデメリット利用するまでの流れ、そして最近流行りの「バーチャルオフィス」について順に沿ってご説明していきます。

 

レンタルオフィスって?

事務所、オフィス

レンタルオフィスとは

レンタルオフィスは、賃貸事務所に比べるとはるかに低予算で借りられるオフィスのことです。そのため、近年では起業家の間でも多くの方が利用するようになりました。

 

オフィスの広さはさまざま

レンタルオフィスの広さはさまざまで、1人用のところから、数十名まで入れる広さのものまであります。
また、会議室などの頻繁には利用しないスペースに関しては、他の契約者と共有をして使用することになり、コストを下げることができるのです。

 

シェアオフィスとの違い

似たもので、シェアオフィスというものがあります。

「レンタルオフィス」は想像できるような普通のオフィスのような空間で、毎日仕事をすることができる環境があります。P Cや書類なども全てオフィスに置いて管理することができます。
それに比べて「シェアオフィス」は、作業場を共同で使用するため、同じ空間に別の事業主さんや従業員の方がいるような場合が多いです。荷物などは基本都度持ち帰りとなります。

 

賃貸オフィスとレンタルオフィスの初期費用の比較

賃貸オフィスの初期費用

敷金・礼金・仲介手数料 + 内装工事、机や椅子、P CやプリンターなどのO A機器の購入費用

 

レンタルオフィスの初期費用

(施設単位での一律料金)入会金・年会費のみ!!!

 

レンタルオフィスは、賃貸オフィスのように施設や不動産業者に支払う金額は必要ありません。

また、オフィス空間と設備まで揃っているため、内装工事やO A機器の購入費もかからないのです。

 

レンタルオフィスのメリットとデメリット

そして次にレンタルオフィスを使用する際のメリットとデメリットをご紹介します。

メリット

  • 初期費用を抑えられる
  • 立地条件が良い
  • 会議室なども共有して利用可能
  • 事業にあったサイズの事務所が利用できる
  • 法人口座の開設が比較的容易
  • 登記できる物件も多い

 

デメリット

  • 料金が割高になる可能性もある
  • レンタルオフィス事業者が廃業となる場合もある

 

メリットに関しては、後ほど紹介するレンタルする際の流れの中でも出てきますので、そちらをご確認ください。

デメリットに関してですが、レンタルオフィスはオプションのサービスが細分化されているため、料金システムをしっかりと把握できていないと、賃貸事務所とあまり金額になってしまう場合もあります

また、最近では事業主となる方も増えてきて、レンタルスペース、オフィス事業を立ち上げる方も伴って増加しています。ですので、小さな事業が運営をしているレンタルオフィスですと、廃業してしまう可能性があります。

 

レンタルオフィスに必要な手続きと流れ

疑問

レンタルオフィス利用したいけれど、どんな流れで契約をするのか、また特別必要な書類や条件があるのかについて順番にご紹介していきます。

①気になるオフィスの問い合わせる

レンタルオフィスを探すには、ネットを利用するのが一番早いかと思います。賃貸情報サイトに掲載されている場合もあれば、ホームページを直接みて問い合わせる場合もあります。不動産の仲介業者を挟むと、その分仲介手数料などがかかってしまうため、ホームページから直接メールや電話をして問い合わせをする場合がほとんどです。
問い合わせの際には、収容人数や入居開始予定日などを確認しましょう。

 

②内覧の予約

問い合わせをして空室情報を確認し、内覧日を予約します。
早ければ問い合わせ当日から可能な場合もあります。

 

③契約条件の確認

実際に部屋の内覧をして、全体の様子、初期費用や利用条件などを確認します。
この際に、自身の希望条件や不安な点などをしっかりと伝えておくことが大切なポイントです。ここで聞いておくことで、翌月からスタート予定のキャンペーン情報などを教えてもらえることもあるようです。

 

④必要書類を揃えて申し込む

入居を希望すると決まったら、必要書類を揃え、申込書を記入し提出します。
必要な書類などは、どのレンタルオフィスでもほとんど変わりません。
また、必要書類に関しては、法人契約と個人契約で少し異なりますので、こちらを参考にしてください。

法人契約の場合

  • 会社概要書
  • 会社登記謄本
  • 印鑑証明書
  • 住民票(代表者もしくは保証人)
  • 印鑑証明書(代表者もしくは保証人)
  • 顔つき身分証明書(代表者もしくは保証人)

 

個人契約の場合

  • 住民票
  • 印鑑証明書
  • 事業内容書
  • 第三者保証人の住民票
  • 第三者保証人の印鑑証明書
  • 第三者保証人の顔つき身分証明書

 

各レンタルオフィスによって、職務経歴書が必要であったり、 住民票が不要等の多少の差はありますが、ほとんどどこも同じです。
また、今後会社の名義で借りたいと思っているけれど、 現在は個人のため住所がない場合には、個人で契約をしてからでも後に会社の登記をして、法人契約に変更することは可能です。

 

⑤入会審査

書類が揃い提出をしたら入会審査が行われます。
審査基準はレンタルオフィスそれぞれによって異なります。

 

⑥契約書取り交わし

審査が通ったら、正式な契約書を取り交わします。
郵送でのやりとりや直接契約をするなどの方法があります。

 

⑦契約金の支払い

契約が完了したら、初期費用を支払います。
ほとんどの場合保証金と家賃1から2か月分を先払いすることとなります。

 

⑧引っ越し

入金の確認ができ次第賃料が発生している契約開始日に鍵を貰い、その日から利用することができます。オフィス家具など一式が揃っているところがほとんどですが、必要なものがあれば搬入することができます。

 

という流れとなります。家を借りる際と同じような流れですので、あまり迷うことはないでしょうし、わからないことがあれば都度問い合わせをしましょう。

 

バーチャルオフィス

バーチャル

オフィスを借りる前に、バーチャルオフィスというのも最近は普及してきていますので、こちらも少しご紹介します。

 

事務所を構えないオフィスサービス

「バーチャルオフィス」とは、現実世界にオフィスを構えなくても、事業に必要なオフィス機能の一部を利用できるというオフィスサービスです。ブロガーやyoutuberなどのインフルエンサーなどは、ファンからプレゼントを受け取る際などに利用をし、自宅とは別の住所に届くようにしている場合が多いです。

 

主なサービス

  • 法人登記に記載可能な住所の貸出
  • 個人専用電話番号の貸出
  • 郵便物の自宅転送
  • 会議(商談)の際のレンタルサービス

 

こんな方におすすめ

事務所はあまり利用しない

バーチャルオフィスには会議室は用意されていても、作業をするための机などは用意されていません。従業員も少なく、普段の作業が自宅やカフェなどでもできるという場合は、レンタルオフィスよりもバーチャルオフィスの方が向いているでしょう。
また、ホームページや名刺などに住所が記載されている方が、事業にプラスに働くことが多いようです。そういった信頼を得るための一つとしても、住所を取得しておくのも良いかもしれません。

 

初期費用をさらに抑えたい

バーチャルオフィスを利用する目的は、ほとんどが“住所を借りること“です。月額数千円から利用ができるため、レンタルオフィスよりもさらにコストを抑えて利用することが可能です。

 

自宅登記ができない

自宅の住所はバレても良いけれど、マンションなどの規定で会社登記できない場合もあります。そんな方はバーチャルオフィスで登記をすると良いでしょう。

 

プライバシーを確保したい

仕事先やお客様に自宅住所を知られたくないという方にも向いています。

特に女性で一人暮らしをしている方は、不安に思う方も多いのではないでしょうか?

 

起業を始める際は不安が多い

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全て1人で抱え込む必要はありません。同じような夢を持っている人、何かお互いに協力できそうな仲間を見つけて、手分けをして事業を進めていくのも一つの手だと思います。

今回は「レンタルオフィス」についてご紹介しましたが、そのほかにも何か心配事があり、一度お話を聞いてみたいという方は公式ラインよりお問い合わせください。
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ということで以上、I Mマーケティング事業部の中根実希でした!

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