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2022.4.21

【社会人必見】マニュアル作成を上手に作成出来るコツ3選

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皆さんこんにちは!

クレストマーケティング事業部の阿部真也と申します。

今回のブログはマニュアル作成のコツについてご紹介致します。

工場勤務の場合作業をわかりやすくするために作業手順書などがありますね!

また、パソコンの設定、ツールインストールなどを使用する場合もありますね。

「マニュアルを作成しても言葉で説明した方が早い」

「マニュアルがあったとしても作業が完璧にできない」

などとマニュアルに抵抗がある方もいらっしゃると思います。

これからマニュアル作成する際の必要性を紹介していきます。

マニュアル作成の必要性

手順書を作成しないと作業成果物の内容が個人のスキルがバラバラになってしまう恐れがあります。

つまり、それぞれの人によってのスキルの差が開いてしまう恐れがあり、引き継ぎなどがしずらくなってしまいます。

また、上司も自分の仕事あるためが部下に指導する時間が限られております。

なので、マニュアルがある事で仕事の稼動率や生産性が上がる様になっていきます。

マニュアル作成に向いている人

準備や計画性がある

マニュアル作成をいざする前にマニュアル作成の仕方をシュミレーションをしております。

ある程度シュミレーションしている事でいざ作成する時に考え込む時間が無くなり作成がスムーズに進む事が出来るようになります。

情報整理が出来る

様々なものをマニュアル作成する際には情報整理が必要になっていきます。

また、一つのマニュアルを作成する際にも作業工程が多いものもあり整理をしていかないとこんがらがってしまい、途中でマニュアルをどういう目的で作成したら良いのか分からなくなってしまいます。

情報整理をしていく事でより良くスムーズなマニュアル作成をする事が出来るようになります。

コミュニケーションが上手な方

作業を実際にしたことが無い、または一回作業を実施しただけという方は正直作業の流れをわかっていない方も多いと思われます。

これらの状態で1人でマニュアル作成をする事は難しいと思います。

その為には、分かる人に聞く為にコミュニケーションが必須になっていきます。

作業以外にもマニュアル作成の経験が少ない方もはじめはどのように作成すれば良いのか分からない、またら作成出来たけど自信がないという方も多いと思います。

コミュニケーションは、仕事においてどこでも必須になっていきますがマニュアル作成においては、作業方法を間違えない為にも必ず上司や作業が分かる方にコミュニケーションを取る事が必須になっていきます。

マニュアル作成のコツ3選

5W1Hを意識

動く理由

マニュアルの作成時にも5W1Hを意識して盛り込むことで、内容をよりわかりやすく読み手に伝えられます。
例えば、

「誰のためのマニュアルか」

「いつ、どこで、何をするのか」

「どのように業務を行うのか」

などといったように、業務の順序をまとめていくと読みやすいマニュアルを作成が出来るようになります。

難しい用語を使わない

作業をする際に難しい用語を使用していくと、その用語は何かを調べる時間が増えてしまい業務効率が悪くなってしまいます。

その為、誰でも分かる様な文を記載する事が大切になります。

また、文章は短く記載する事です。

文字数は1文約35文字〜55文字が読みやすい文章になります。

全体像が分かる様に書く。

最初に仕事の目的や手順などを提示することで、仕事の全体像をイメージできるようになります。

その際おすすめなのが、フローチャートです。フローチャートは、仕事の手順を表した図で、一目見れば業務の全体像が理解できます。

文字だけだとわかりにくい所があるので、写真や図で示すとわかりやすいので活用していくことをお勧めします。

最後に

いかがでしたでしょうか?

今回のブログを見てマニュアル作成のコツを理解できて頂けたらとても嬉しいです。

マニュアル作成は時間がかかるし出来たらあまりやりたくないと思う方はいると思います。

ですが、マニュアル作成が出来るようになったら業務の全体像を見える様になりますし、業務内容もより理解できる様になると思います。

実際にマニュアル作成をして後輩社員が作業が早く出来る様になったらマニュアル作成をした甲斐がありますよね?

私自身も会社で設備のマニュアル作成をして色々な方が作業を早く覚えて頂ける様になりました。

その時はすごく嬉しくてマニュアル作成して良かったと言う気持ちになりました。

こういった裏方の仕事をしたいと言う方は、crazy story(クレスト)なら様々な事を経験する事が出来ます。

クレストは主に起業、セールス、マーケティング、ITといったビジネスに必要なスキルを学べるコミュニティです。

その中で運営も経験する事が出来るので経験を積んでいきたいと言う方にはクレストに入会する事をお勧めします。

今回のブログを閲覧して興味を持った方は、今すぐこちらの公式LINEをクリックして下さい。

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