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2020.12.16

時間がない人必見!作業効率を図るためにおすすめなツール

はじめまして、IMマーケティング事業部の新井杏奈と申します。

みなさん、突然ですが

「時間がない!」「仕事間に合わない!」など時間に追われてしまった経験ありますか?

何気なく時間っていうものは少ないなーと印象持っている方が多いと思います。

 

でも時間って欲しいですよね?

今よりもっと自分のために使う時間ができたらいいなーって思いませんか?

今回は仕事にフォーカスをおいて、時間を作るために仕事を効率化させることの重要性、

また効率化におすすめなツールを紹介していきたいと思います。

 

時間を作るには手間を減らすこと

時間とは私たちに平等に与えられているものであり、

またずっとあるものではなくいつか終わりがある有限なものです。

 

1日の中で、仕事、家事、遊びなど色々な時間の使い方があると思います。

社会人で働いている方の多くは日中の時間を仕事に割いており、そのほかの時間をプライベートややりたいことに使っていると思います。

 

多くの時間を使っている仕事の効率化を図ることで時間を生み出してみましょう。

仕事を行う上で効率化を意識することはとても大切で、無駄な作業に時間をとられていると、より重要度の高いものに集中できなくなったり、次にやることがどんどん溜まっていってしまいます。

 

また、今の情報社会の中では1秒毎に情報がアップデートされています。作業に時間をとられるよりも、新しい情報を得ていくこと、また出来た時間はプライベートに使ったり、やりたこと・勉強した時間に回すことができます。

 

じゃあどうやってその時間を作ろう?

 

効率化を図るにあたって重要なのは、作業の手間を減らすことが必要になります。

 

あなたは今あるチームで1つの企画を作ろうとしています。
自分が作った資料を会議する前にみんなに見てもらう必要があるので資料を送信しようとします。
まず資料を作ります。作った資料をパソコンやUSBに保存し、次にメールの画面に移動します。連絡先をみつけ、保存した場所から作った資料をメールに添付し送信を実行します。

 

改めてやっていることを書いてみるとめちゃくちゃ手間じゃないですか?

 

資料をみんなに共有するために作成→保存→メール画面開く→連絡先選択→資料選択→送信と少なく見積もっても6工程がかかっていますね。

 

 

実はこの作業って1工程で終わりますよ。

 

 

 

作業効率におすすめ Googleツール

誰もが検索ツールとしてよく使用するGoogleは、実はMicrosoftが提供するwordやExcelなどと類似する作業ツールが数多く存在しています。

 

なんと先述した例の状況はGoogleのツールを使用すれば1工程で終わります。

 

Google ドキュメントというアプリを使用し資料を作成すれば自動保存され、また共有設定をメンバー全員にすればメールに添付して送信することなく誰でも、そしてどこでも資料の確認をすることができます。

また、共有したメンバーであれば誰でも編集することが可能となるので、編集毎に最新の状態をすぐに共有することができます。

すごくないですか?6工程かかっていたことが資料を作るだけでそのあとの工程が必要じゃなくなります。

これが効率化になります。

 

そして、ここでもう一つ重要なのが自分の効率化ができると、相手の効率化も図ることができます。

 

実は自分だけだと思っていたことって周りの人の効率化を図ることにもつながるため、会社全体のスピードが必然的にアップしていくことになります。チームで働くからこそ、自分だけではなく相手を意識して時間を使うことでみんなが時間を作ることが可能になります。

 

そしてさらに何よりもこのツールを使う最大の強み。

 

それは

 

”無料”で使えるということです。

 

Googleツールを使用するには、Googleのアカウントを作ってしまえばすべて無料で使うことができます。特別なソフトや技術は必要となく、誰もがどこでも使用することができることが最大のメリットになります。

めちゃくちゃ便利だしお得じゃないですか?

Googleは特別なインストールなくインターネットが接続されていれば、

どこでも使用することができる利便性も兼ね備えています。

 

使ってみることが大切

「でも、私パソコン使うの苦手だからな。」と逃げてしまいそうになるあなた!

まずは使ってみることです。何よりもここが大切です。

 

今まではオフラインでの会議や作業が多かったと思いますが、
在宅ワークの拡大に伴いこれからはPCをはじめとしたITツールをいかに上手く活用できていくかで、

作業効率の差、また作り上げられる時間の差が出てきます。

その差は最初は小さくても徐々に徐々に積み重なり、気づいた時には莫大は時間になっています。

 

 

ITツールを使用するのに苦手意識やわからないと思っている方!

まずは使ってみましょう。

ツールはただただ本で学ぶだけでは理解できないことが多いので、

実践し間違って直して覚えての繰り返しで見る見るうちに身についていきます。

 

時間は貴重であり、そして有限です。しかし誰にでも平等に与えられているものです。

作業に時間をとられて好きなことができない、時間がないなら効率化を図りましょう。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

時間とは平等かつ有限なものであり、仕事に追われ時間がないのは作業の効率化を図ることで作り上げることができる。

そして身近に解決できるツールがすでに私たちの目の前にもうすでに存在しています。

効率化してできた時間。とっても貴重ですよね?

じゃあコツコツためてできた時間をどう使っていこうかなってなったときにおすすめなのはインキュベーターズマーケット(通称:IM)です。

情報化社会に入り個人の力が重要になってきている中、作り上げた時間は自分に価値を作り上げていくために使っていくことをお勧めします。

IMでは起業家になるための0→1を身につけるを目的に、多くの人が自分の事業を持とうと日々切磋琢磨し奮闘しています。また、営業やマーケティングのセミナー、事業を持っている方たちのリアルな声をユーチューブで配信しています。

あなたが自ら作り上げた時間を私たちと一緒に使ってみませんか?

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