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【出来ないと損】仕事の時間管理に必要なコツ5つと方法を解説

ひとりで 起業

こんにちは! IMマーケティング事業部の稲森寛幸です。

仕事するにあたって時間管理はとても重要ですが、タスク管理が苦手と言う人も多いはずです。
会社員・起業家であっても重要なスキルです。

今回の記事では

・常に忙しいと感じる
・時間・タスク管理が苦手
・他にやりたい事が沢山ある
・時間はあるのに全然進まない
・〆切りのギリギリor遅れてしまう
・時間管理ができている人に憧れる

と言う問題に悩んでいるあなたにおすすめです!

仕事に対しての時間管理とは?

結論 決められた時間・期限内に仕事を終わらせるように計画を立てることです。

時間管理が苦手な人の例として

・〆切・期限に対して作業時間の見積もりが甘い
・事前準備ができていない
・進捗具合を怠ってしまう

などが挙げられます。

皆1日平等に決められた時間で業務を行っているので、予測が甘いと余計な残業や休日出勤をするハメになり、
周りの人達にも迷惑になります。

時間管理ができない=仕事ができない
と上司・クライアントに思われ仕事をもらえなくなる可能性があります。
時間管理を適切に行えばあなたの信用は保たれます。

その為に時間管理のコツを学んでいきましょう。

時間管理に必要なコツ5つ

仕事内容を見える化する

その日でやる仕事、新たに頼まれた仕事を洗い出すと今ある仕事量を把握することが出来ます。
見える化する事で現状を理解し、どのように組み立てれば良いか?が考える事ができます。

仕事内容を見えるかしておかないと仕事の抜け・漏れが発生するので必ず行う事をオススメします。

また仕事量を把握すると上司・同僚からの仕事を引き受けたり、逆に終わりそうになかったら周りに早く助けを
求めることが出来きます。

〆切期限を決める

仕事内容によって〆切期限を書いていきます。

何をいつまでに終わらせないといけないという基準が見える事で順番を決める事ができます。

〆切期限の決まってない仕事も見えるので何からやればよいかと悩むことが減ります。

優先順位を決める

優先順位を決める際に緊急度、重要度の軸に分けて

①緊急かつ重要な仕事
②緊急だけど、重要じゃない仕事→短い時間で終了させる
③重要だけど、緊急でない仕事→時間を掛けつつ、やるべき内容を組み立てる
④緊急でも重要でもない仕事
に分けて割り振っていけば、計画的に仕事を終わらせることが出来ます。

この軸を決めないと〆切が早い仕事を後回しにして、ギリギリでその仕事を終わらせないといけない
状況になる為割り振りをしっかり行いましょう。

作業に掛かる時間を把握する

引きこもり 起業

作業の内容別で何にどれだけ時間を掛かるかを実際やってみて計測します。
計測することで1日にどれだけの時間が使えるか知ることが出来ます。

時間計測用のアプリやタイマーを使うとより正確な時間を図ることが出来ます。

スケジュールに落とし込む

優先順位と掛かる時間を決めたところで1日・1週間などで内容を割り振っていくと
その日にやるべき仕事がわかり、メンバーや上司、クライアントにも伝えることができます。

ここでの注意点として、1日のスケジュールをパンパンに入れすぎると急な仕事を振られた時に
対応が遅れ予定より時間が遅れてしまったり、期限に間に合わない事があるので余裕を持てる様に

・スケジュールに余裕を持たせる
・スケジュールを前倒しにする

など最悪なケースを想定しておくとよいでしょう。

事前準備をする

起業 パートナー

その仕事に対して事前に必要な資料・道具・人員を前もって洗い出して置けば必要以上に時間が掛かるリスクを
減らすことが出来ます。
逆に事前準備ができていればすぐに仕事に取り掛かることができ、無駄な時間を短縮することが可能になります。

時間をオンラインorオフラインで管理する

PCで使える時間管理ツール

オンラインならGoogle カレンダーやTimeTreeなどのアプリを利用し、仕事の内容を落とし込む際日々確認できる様に

なり生産性上げたり、人員がどれだけ必要かを前もって把握することができます。

又、進捗具合を報告する際にわかりやすく、相手に伝えれる言うメリットもあります。

手帳で簡潔に時間管理

会計

オフラインであれば手帳やメモ帳に書き込むことで即座にスケジュールの把握をすることが出来ます。

紙で書くことによって視覚、感覚(書き込む)を使うことによって内容が頭に残りやすいというメリットもあります。

紙で書くことで自分がわかりやすいように内容をまとめる事が出来るので自由度が高いです。

 スケジュール通りに仕事を行う

計画を立てたスケジュール通りに仕事を行っていくと、早めに終わったり、逆に遅れてしまうこともあります。

遅れてしまう場合は〆切期限に間に合うか見積もって、遅れそうであるなら周り(上司・メンバー)に助けを求め
〆切期限に間に合うよう仕事をしていきましょう。

まとめ

今回仕事の基本的な時間管理について解説させていただきました。

5つのコツを一つずつ実践するだけで、時間管理が苦手なあなたでも生産性を上げることが出来るので
ぜひ、試してみて下さい。

時間管理を覚えるとこであなたがより良く人生をおくり、新しい挑戦ができる環境になるよう応援しています。

一度しかない人生なのであなたがやりたいことや挑戦していきましょう。

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