イベント運営を成功させる為には。失敗しない企画運営の方法

こんにちは、インキュベーターズマーケットマーケティング事業部の山田えみりです。

唐突ですが、起業する人にとって自分の存在や活動を多くの方に知っていただく事はとても大切な事ですよね。知っていただく為の手段は様々ですが、近年ではイベントやワークショップが人気です。その理由としてイベントやワークショップは手間はかかるかもしれませんが、実際に消費者と顔を合わせる事で主催者の思いや雰囲気、世界観をダイレクトに伝えることができる為、応援や協力してくれる方が増えやすいでしょう。また、反応を直で見れる為、自分では気付かなかったアイデアが見つかる場合もあります。場所を貸してくれる施設も増えているのでやりやすい環境になっていますよ。しかし、「イベント運営したい！けどまず何から手を付ければいいの？」「開催しても集客できるかどうか不安、、、」という人もいるでしょう。私自身も集客できるか不安でしたが、今では月に1回イベントを企画運営しています。そこで今回の記事では自身の実体験も活かし、「イベント運営を成功させる為には。失敗しない企画運営の方法」というテーマでお伝えします。現在イベントを運営している方もこれからイベントを開きたい方も、この記事でよりイベント運営について理解しこれからの活動に活かしていただければと思います。

イベント運営を成功させる為には

イベントを成功させる為には準備が肝心です。華やかに見えるイベントでも、実は裏方の作業や準備工程が山のようにあります。初めてイベントを運営する人は「思い描いていたのと違う！」なんてギャップを感じることもあるかもしれません。万全な準備がなければイベントは成功できないのです。その為、この後は取り組むべき準備内容を企画運営方法と題して７項目に分けてお伝えします。

企画運営方法①目的を明確にせよ！

目的をもつことは何事でも大切なことですよね。イベント運営するにあたっても目的を明確にすることが大事です。なんでイベントをするのか？誰の為にするのか？をまずはよく考えましょう。イベントで人との繋がりを作りたい、イベントでより多くの方に知識を提供したい、何かを実現する機会を与えたい、知名度をあげたい、収入を得たい、地域のコミュニティの場を作りたいなど、主催者側の想いを明確にすることです。そして、参加者にとってこのイベントに参加する意義やメリットも具体的にしましょう。そうすることで参加者は、そのイベントは自分に向いているかどうか判断しやすく、より響きやすくなります。

企画運営方法②内容&ペルソナを決めよう！

同じ趣味同士が繋がれる飲み会や交流会、自然物を使用したワークショップ、講師をお呼びして講演会などなど、イベントの企画の種類は数え切れないくらいたくさんあります。まずは自分がなぜ開催するのか？何のために開くのか？のコンセプトに合わせてどんなイベント内容にするかを考えましょう。そしてペルソナを設定するといいでしょう。ペルソナとは、対象（ターゲット）となる人物像を具体的にイメージして表現することです。参加してほしい人は何歳くらいなのか？どこに住んでいるか？性別、趣味、収入、食事の好みなど、細かく設定して作り上げたペルソナがそのイベントに何を望むのか、徹底的に考えることから企画内容の考案が始まります。自分の想いと掛け合わせながら考えていきましょう。ターゲットを絞ることによって参加者側により刺さる内容になります。

企画運営方法③日時の決め方

イベント内容が決まったらいつ実行するか決めましょう。初めてのイベントの場合は集客が不安ですよね？私は集客とても不安でしたがその場合は、来てくれそうな人をリストアップすること、来れそうな日を直接聞いてみること、それを元にタイムスケジュールを組むこと、これをしたら数人は参加が確定した状態からスタートできるので安心です。イベントの１ヶ月くらい前から集客や告知の期間を設けるといいと思います。

企画運営方法④場所を決定！

コンセプトや内容に適した場所を探そう。企画や内容はもちろん大切ですが場所も重要なポイントです。イベントの企画内容や自分の技量、予算によってどこで開催するのが最も成功の可能性が高くなるか、思案と試算が必要です。最近ではモデルハウスやレンタルカフェ、レンタルオフィスや野外スペースなど、借りられる場所も豊富にありますよね。実際に足を運んで視察し、スタッフの配置やスムーズな進行、会場の雰囲気や導線を把握しておくことがとても重要です。駐車場や付近の道路、混雑具合なども確認しておけるといいでしょう。他社がイベントを開催する機会があれば積極的に参加すると、実例が見られとても学びや気づきになりますよ。

企画運営方法⑤タイムスケジュールを組もう！

持ち物や準備物、環境設定や音響、運営する為に必要な人数など、具体的に計画を立てましょう。イベントの様子を細かくシミュレーションしトラブルがあった時の対応や対策も考えておくと安心です。想定してみることで意外と気付かなかった抜け漏れや懸念点に気付くことができます。また、当日のタイムスケジュールは参加者にわかるように、資料に盛り込んだり、告知に掲載し配るといいでしょう。そうすることで当日の流れが手っ取り早く伝えられ、言い忘れや伝え漏れの防止にもなります。

企画運営方法⑥集客のコツ

告知文を書きましょう！画像や動画も入れて内容が一目で分かるように工夫したり、タイトルは顧客の気持ちを引く言葉を入れたキャッチーなものにするといいです。そして集客にはSNSが欠かせません。最初は大変ですが、イベント集客は基本的に回数を重ねるごとに手間が省けていきます。回数を重ねる為に楽にする為には、LINE＠やSNS、メッセンジャーなどでイベントに参加してくれた人や興味のある人がフォローできる場所を作っておくといいでしょう。またアンケートを実施し、顧客の声を聞かせていただくことでイベントの質を上げられたり、より顧客が興味のあるイベントを開催することができるようになります。初めて開催する時はSNS更新だけでなく、一人ひとりへのアプローチが必要でしたが、何回か行うことで次第にSNSやメッセンジャーに１通投稿するだけで集まるようになってきます。その仕組みが作れるように最初はコツコツ積み上げていきましょう。

企画運営方法⑦次回に繋げよう！

継続してイベントを開催するなら、次回の日程の告知をしておくといいでしょう。そして先ほども伝えましたが、SNSのフォローをお願いしたり、メッセンジャーやLINE＠などで繋がりましょう。

まとめ

いかがでしたか？イベント運営は華やかで楽しそうな裏側で準備が大変だということがわかったと思います。その為、ただ儲けたがためにやるのは厳しいでしょう。しかし、熱い想いをもってイベントを開くことで、ビジネスの可能性が広がっていきます。想いがなければ開催する意味も可能性も薄いものとなります。想いはあるけど、1人じゃ不安、、、という人は周りを巻き込んでみてください。友人や知人に相談したり直接話すことでその人はイベントに行きたいと思ってくれたり協力してくれたりするでしょう。友人や知人も仕事しているし頼れないな、、という人はぜひIM（インキュベーターズマーケット）に入会することをおすすめします。IMでは向上心のある素敵な仲間たちと出会うことができ共に成長していける場です。あなたのイベント運営にも全力でサポートしてくれます。（私もします）主催を誰かと一緒にすることで、一度動き出したらイベント開催せざるを得なくなり企画倒れしないというものイベントする上ではいいコツです。どんどん巻き込んでいきましょう！

それでは、また。