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【無駄な時間が命取り!?】時間を有効活用するタイムマネジメント術

こんにちは!IMマーケティング事業部の岩田です!

起業家を目指す者にとって、避けて通れないのがスケジュールの管理。

自分で事業を行うからこそ、会社員とは異なり時間の使い方は自由になってきます。

しかし、我々人類に与えられた時間は1日24時間と平等です。

この時間をいかに有効活用するかが起業家にとっては最大のテーマになってきます。

起業家を目指す者にとって、日々のスケジュールをしっかり管理し、時間を有効活用することは最短で最大の結果を残すことに繋がります!

そこで今回は、時間を管理する時に意識すべきポイントをお伝えしていきます。

普段、時間の管理が上手くいかず時間を無駄にしていると感じているなら、是非こちらのブログを意識してみてください!

人生の最大のキーワード「タイムマネジメント」をマスターしよう!

無駄を省くことで幸福度を上げろ!

作業の効率を上げるためには「すべきこと」を把握するのが必要不可欠です。

つまり、TODOリストをまとめるということです。

TODOリストをまとめるということは、世間一般的に言われていて皆さんも聴き馴染みがあると思います。

しかし、このTODOリストをまとめる習慣の本当の意味は、タスクの重要度を見極める目を養うということです。

タスクの重要度をしっかり見分けることができなかったら、本当に大切なことや本当は無駄なものを見落としてしまう可能性があります。

ただ作業的に「すべきこと」をまとめるだけではなく、その重量度を見極めた上でリストを管理していきましょう。

また、重要度を考える上で、その中には「する必要のないこと・したくないこと」も出てくると思います。

そういった自分にとってネガティブになる事柄は、思い切って省くことも作業効率を上げるために大切になってきます。

「する必要のないこと・したくないこと」に関わる時間は「やらされ感」に支配された時間ですから、そもそも作業の効率が上がるわけがありません。

「したいこと・そのために必要なこと」に関わる時間に絞り込むことで、熱意を追い風に時間を有効活用していきましょう。

無駄を省き、意味があることに多く時間を使えば、それだけで人生の幸福度も上がります。

自分の予定に優先順位を設定し、上手に自分の時間を作っていきましょう!

「My締め切り」で効率を上げろ!

タスクの仕分けが済んだら今度は自分の中で締め切りを作り、その「My締め切り」を守っていきましょう!

例えば、タスクの重要度・緊急性に合わせて「5分」「1時間」「1日」といったように細かく設定していきます。

本来の締め切りではなく、自分の作業の流れの中で一番負担にならないタイミングに「My締め切り」を設定するのがポイントです!

本当の締め切りは来週だけど、今週末は別の作業があるから今やってしまった方が楽だな!という時ありますよね。

重要度を把握し、スケジュールの流れの中でタスクを管理していきましょう!

また「My締め切り」は早い方がベターというのも頭の片隅に入れておきましょう!

一見重要度は低くて時間もかかりそうにない案件でも、後から方向性のズレが生じ大きな問題になってしまう可能性もあります。

逆に、時間がかかりそうだなと思っていたのに、確認を取ってみたら一瞬で解決してしまったということもあります。

ただただ後回しにするだけではなく、確認という作業の「My締め切り」を早めに設定することで、無駄を省き時間の有効活用にも繋がります。

しかし、いきなり全てのスケジュールに「My締め切り」を設定しても、混乱を招くだけです。

まずは自分の身近なところから「My締め切り」を設定し、徐々に増やしてみてくださいね!

時間管理ツールはデジタルを使え!

スケジュールの管理は、アプリなどのデジタルツールを用いていきましょう。

よく手書きの手帳を使われている方がいらっしゃいますが、作業の効率を考えればやはりデジタルには劣ってしまいます。

仕事やプライベートでもスマホやPCを持ち歩くのが当たり前となった時代。

それらをアプリで連携しておけばいつでもスケジュールの把握や管理が行えますし、電車の中など移動中でも操作が可能なので効率が良いです。

手帳を忘れて確認ができないといったハプニングも起きません。

また、デジタルであれば「My締め切り」などの細かい設定やちょっとしたスケジュールの変更も簡単に行えますし、リマインド設定で通知してくれるので、スケジュールの管理に手間がかかる手帳とは違い、時間を生み出すことができます!

何度も書き直したせいでわかりづらくなって、予定を見落としたなんて失敗も起きにくいですね 笑(筆者体験談)

そういった点でもデジタルに比べて効率が悪いように感じます。

そして、デジタルのスケジュール管理で私が個人的に気に入っているのは、サイトのURLや位置情報、時間確認のためのスクリーンショットを画像で保存しておけるといった、痒いところに手が届く便利な機能です。

イベントの告知や集合場所・時間を何度も何度も確認するのはそれだけで手間ですし、時間の無駄になります。

しかし、アプリの予定のところに全部まとめておけば、いちいち検索しなくても済みますし、直前で慌てることもありません。

もしも、アナログで管理されている方がいらっしゃったら、一度デジタルにもチャレンジしてみてください!

すきま時間を巧みに操れ!

時間管理が上手くできるようになってきたら、さらに細部にまでこだわり時間の無駄を無くしていきましょう。

例えば普段の生活の中で、こんなことはないでしょうか?

・仕事が思ったよりも早く終わり空き時間ができてしまった

・待ち合わせてる相手が遅れて少し時間ができた

・予定がキャンセルになって時間が空いた

こういった急にできたすきま時間も有効活用できて初めて、一流のタイムマネジメントができていると言っても良いでしょう。

意外にすきま時間をだらだら過ごして消費してしまうという方も多いはずです。

日頃から「5分時間ができたら〇〇する」「1時間できたら」「半日できたら」と、予めすきま時間ができた時にするタスクもまとめておきましょう!

すきま時間は、予期せぬタイミングで生じることがほとんどです。

確かに時間にしたらわずかな時間しかありませんが、たった数分でも積み重ねれば大きな時間になるでしょう。

少しの時間だから無意味に消費するのではなく、いかに「濃い数分」を積み重ねていくかが大切になってくるのです。

これらの時間も無駄なく、意味あるものとできるように普段から準備をしておきましょう。

濃い時間を生み出すには、瞬発力となる集中力が求められます!

集中力を上げて、より質の高い時間を生み出す方法は下記のブログを参考にしてください!

https://incubators-market.com/entrepreneur-concentration/

あえて明確なゴールは決めない!

フランチャイズ 起業

時間を管理する上で、ロングスパンを要するものも必ず出てくると思います。

そんな時に、細かくゴールを設定し計画を練ってしまうと、いざという時に修正が効かなくなったり、取り返しが付かなくなってしまうケースもあります。

この場合、タスクの始めから終わりまで全体像をざっと俯瞰してみることが大切です。

1から10までを全て計画を練って行なってしまうと、実はやらなくても良かったことや後回しで良かったものにも気付かずに進んでしまいます。

1度全体を見回し、大まかなポイントとゴールだけ設定し、タスクに取り掛かることで無駄を省きつつもフレキシブルに対応することができます。

もし、あなたが普段から緻密に計画を立てるタイプで、うまくタスクが回らないのであれば、あえて明確なゴールを決めずにスタートしてみると、広い視点で物事を見ることができるかもしれませんね!

まとめ

いかがだったでしょうか?時間を上手く有効活用できそうでしょうか?

時間を有効活用できるということは、つまり「すきま時間」を多く作ることにも繋がります。

日々のタスクに追われ、中々自分の時間を作れないと、それこそ幸福度も低下してしまいます。

タイムマネジメントを行うことで、時間にも心にも余裕が持てるように心がけていきましょう!

私が所属しているインキュベーターズマーケットでは、様々な業種の起業家の方がよりハイレベルな起業家になるために、起業家に必要なことを学び合っています。

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最後まで読んで頂きありがとうございました。以上、IMマーケティング事業部の岩田がお届けしました!

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